複合機の種類とレンタル方法についてわかりやすくお伝えします

企業で業務をするのに欠かせないOA機器には、コピー機やスキャナー、プリンター、FAXなどが挙げられますが、これらの機器がそれぞれ持つ機能を1台でできるようにした機器が「複合機」と呼ばれるものです。
複合機はOA機器の設置スペースを減らしたい場合に最適ですが、近年発売されている製品は、単に各OA機器が持つ機能を統合させるだけでなく、パソコンと接続することで紙に印刷せずに文書をFAX送信できる機能や、他所からのFAXの内容を直接パソコンに保存できる機能など、業務の効率化に役立つ機能が多く搭載されています。多機能となる分、1台あたりの価格は高く、容易に購入できるものではないのが欠点ですが、レンタル業者から製品を借り受けることで負担を減らすことができます。
レンタルによって複合機を導入するのであれば、まずは複合機の種類とレンタル方法について把握することが重要です。

複合機の種類は豊富で用途に応じて製品を選ぶことができる

複合機は需要が大きいこともあり、製品のバリエーションは非常に豊富です。導入しようとしている側にとっては製品選びに迷う可能性がありますが、その分目的に応じたタイプを選ぶことができます。
代表的な製品の種類についていくつか挙げると、まず業務用において現在主流となっているのはフルカラー複合機で、通常の印刷より高速で印刷できる機能があるほか、ネットワークを介した印刷の指示は有線と無線の両方で可能となっています。この他にも、稼働時に出る騒音を抑える工夫が施されている製品や、幅の広い紙や長尺の紙などといった特殊な紙の印刷に対応している製品なども存在します。
複合機は、一般家庭でも導入される例が多くなっています。家庭用の複合機は持ち運びがしやすいサイズなのが特徴で、印刷、コピー、スキャナーの3つの機能が備わっている製品が主流となっています。FAX付きのものもあり、購入すれば個人事業主も業務で利用可能です。

複合機のレンタルの仕組みはどのようになっているのか

複合機のレンタルを行っている業者はたくさんありますが、各業者はどのような仕組みで製品の貸し出しを行っているのでしょうか。
一般的なレンタルの流れは、最初に利用したい業者と、導入したい製品およびサービスプランの内容を決めた後、業者に電話かインターネットでレンタルサービスを利用する旨を伝えます。連絡を受けた業者では在庫があるかどうかを確認し、在庫があればその旨を顧客に伝えて、費用の見積もりに入ります。顧客は見積もりを見て注文するかどうかを決めることができ、内容に納得すれば正式な注文の手続きに入り、後日顧客のもとに製品が搬入されます。
レンタル料金は月額で提示され、契約期間が長いほど毎月の基本料金が安くなります。また、借り受けた複合機にはカウンターが取り付けられており、印刷した枚数に応じた料金をカウンター料金として支払います。毎月負担する費用は、基本料金とカウンター料金を合計した金額となります。